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Strategie utili per definire le priorità nel business e nella vita

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INDICE

La gestione del tempo è anche definizione delle priorità. Quando dici "non ho tempo" è come se dicessi "non è abbastanza importante per me".

Quando si hanno uno o più progetti è fondamentale pianificare una strategia per la definizione di attività funzionali al raggiungimento degli obiettivi. Uno degli errori comuni è quello di dimenticarsi di definire le priorità.

Quando sei in una situazione del tipo “ho un sacco di cose da fare” è facile sentirsi nella condizione “non ho tempo”.

Senza una giusta definizione delle priorità, è possibile incorrere nella situazione in cui i progetti vengono iniziati, ma poi si arenano, con evidenti conseguenze negative motivazionali.

Di seguito alcuni strumenti pratici per definire le priorità e orientarti al meglio nelle decisioni e nella pianificazione delle attività.

" La chiave non è dare priorità a ciò che è programmato, ma programmare le priorità. "

LA PICK CHART PER PRIORITA’, ORGANIZZAZIONE DI IDEE E MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI

La Pick Chart viene utilizzata nelle metodologie Agile e prima ancora nel Kaizen. E’ una rappresentazione grafica, a matrice, che ti permette di comprendere da dove partire, quando hai più progetti aziendali.

pick_chart

Sull’asse delle ordinate (in verticale) abbiamo il livello di facilità in termini di costo di realizzazione, dal basso verso l’alto, da difficile a facile. Sull’asse delle ascisse (orizzontale) abbiamo il livello dell’impatto al problema da risolvere, da basso impatto ad alto impatto. Si formano quindi 4 quadranti:

  • kill (scartare): soluzioni o progetti da scartare poiché difficili da implementare e a basso impatto sul problema;

  • possible (possibile): soluzioni o progetti semplici, con ritorni attesi piccoli

  • implement (implementabili): soluzioni o progetti con priorità alta, alti risultati attesi e basso impegno per realizzarli

  • challenge (sfida): soluzioni o progetti complessi e con grandi ritorni (strategici).

Quando hai alcuni problemi complessi e le soluzioni si rivelano molteplici, questa matrice è utile per capire velocemente da dove iniziare. Gestione del tempo: le abitudini delle persone produttive

Suggerimento. E’ spesso utile iniziare da soluzioni/progetti implementabili per avere risultati apprezzabili nel breve tempo con il minimo sforzo. Creerai interesse e guadagnerai credibilità. In seguito puoi applicare o far partire soluzioni/progetti possibili, che sono semplici con piccoli, ma con bassi ritorni. Passa poi a soluzioni/progetti sfidanti. 

Urgente o importante? La matrice di Eisenhower o di Covey per definire le priorità

IL METODO MoSCoW PER ASSEGNARE LE PRIORITA’

Tutti hanno i problemi, quelli che continuano a pensarci, che si dicono che non ce la fanno, che la loro vita non è bella, che non valgono nulla difficilmente trovano le soluzioni. Pensare ai problemi non ti aiuta a riconquistare la fiducia in te stesso. Piuttosto inizia a pensare a come puoi risolverli, valuta le strategie da adottare per evitarli, rifletti sui cambiamenti che devi apportare per trovare le soluzioni. Concentrati sulla trasformazione da attuare.

metodo_moscow

Vediamolo meglio di seguito.

  • Must have (indispensabile, deve esserci): elementi di fondamentale importanza per avere completezza o attività obbligatorie (scadenze improrogabili).

  • Should have (auspicabile, dovrebbe esserci): elemento molto importante, che è assolutamente meglio che ci sia o compiti prioritari che vanno posticipati solo ed esclusivamente per svolgere attività must have.

  • Could have (opzionale, potrebbe esserci): sono una possibilità, elemento desiderabile ma non necessario o attività che sono in programma, ma che vengono posticipate finché non si completano altre più importanti.

  • Won’t have o Would like to have (inutile o mi piacerebbe, ma non ora, in futuro): idea giusta, ma non adesso o attività superflue e inutili. La connotazione in questo caso può essere positiva o negativa a seconda dell’abilità di gestione del tempo e della effettiva utilità dell’attività o caratteristica.

IL PRINCIPIO DI PARETO (LEGGE 80/20)

Il principio di Pareto recita: “l’80% degli effetti deriva soltanto da un 20% di tutte le cause”. In pratica l’80% del risultato si ottiene con il 20% del tempo, o dello sforzo, o delle operazioni.

L’osservazione originale era legata al rapporto tra ricchezza e popolazione. Secondo quanto osservato da Pareto, l’80% della terra in Italia era di proprietà del 20% della popolazione. Dopo aver esaminato un certo numero di altri paesi, ha trovato la stessa situazione. Il Principio di Pareto è un’osservazione che le cose nella vita non sono sempre distribuite uniformemente.

Questo principio può essere applicato in una vasta gamma di settori come produzione, gestione e risorse umane. Ad esempio, gli sforzi del 20% del personale di una società potrebbero guidare l’80% dei profitti dell’azienda, il 20% dei clienti crea l’80% delle entrate, il 20% delle funzionalità causa l’80% dell’utilizzo.

principio-di-pareto

Può anche essere applicato a livello personaleLa gestione del tempo è l’uso più comune per il Principio di Pareto, poiché la maggior parte delle persone tende a spargere il proprio tempo invece di concentrarsi sui compiti più importanti. In termini di gestione del tempo personale, l’80% dei risultati potrebbe provenire dal 20% delle attività.

Il vantaggio di questo principio è la possibilità di analizzare i dati e concentrarsi solo su determinate operazioni.

Lo svantaggio deriva dal fatto che non è necessariamente sempre verificato. Per questo motivo il Principio di Pareto è una osservazione e non una legge.

Perciò, nella pratica, analizza quali attività (20%) concorrono direttamente alla produzione della maggior parte (80%) dei risultati e concentrati su di esse.

" Quando ritorni ad essere la tua priorità, magicamente funziona tutto "

SPUNTI DI RIFLESSIONE

Tu chi metti veramente al primo posto: lavoro o famiglia?

Quali sono i criteri con cui selezioni ciò che per te è importante?

In che quadrante passi il maggior tempo della tua giornata?

AZIONE AZIONE AZIONE

Scrivi su un foglio i 10 valori della tua vita e poi mettili in ordine di importanza

Rifletti sul principio di Pareto e applicalo alle tue attività lavorative.

Utilizza il Metodo MoSCoW per le tue attività quotidiane (lavoro e vita privata).

Buona vita!

 

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Ciao, sono Matteo Rocca, imprenditore, autore ed Executive Business Coach ACC ICF con circa 20 anni di esperienza imprenditoriale e manageriale in Italia e all’estero. La mia esperienza mi ha permesso di entrare in contatto con culture molto diverse, che hanno arricchito il mio bagaglio professionale e personale.

Da sempre appassionato di Coaching e crescita personale, ora aiuto imprenditori e manager a ottenere risultati grazie a nuovi strumenti, metodologie e competenze. Li supporto nella gestione di progetti d’innovazione e cambiamento, con percorsi di Coaching e Formazione, individuali e collettivi, per migliorare le prestazioni professionali.

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