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Cosa è veramente importante? Definire le priorità è anti-stress

INDICE

Definire le priorità ti aiuta a focalizzarti e rivolgere la tua attenzione alle attività veramente importanti. Scopri come aumentare la tua produttività, per una vita anti-stress.

Arrivi in ufficio, ti siedi alla tua postazione, accendi il PC e un flusso apparentemente infinito di mail ti dà il buongiorno. Inizi a leggere, poi a rispondere e quando pensi di aver finito arrivano altre mail o ricevi una risposta ad una precedentemente inviata. E continui a leggere. Rispondi ad un messaggio su Whatsapp, ti arrivano 32 notifiche delle chat. Mentre un collega richiede la tua attenzione perché vuole un documento o un file, ricevi una telefonata con un collaboratore che non sa come risolvere un problema….

Benvenuto. Se il buongiorno si vede dal mattino….qui siamo messi male! Sembra di spegnere un incendio dietro l’altro.

La brutta notizia è che questo rappresenta a tutti gli effetti un circolo vizioso, e tendenzialmente, va aumentando e peggiorando. La buona notizia è che puoi invertirlo.

I top manager sono in grado di definire le priorità, essere più produttivi e focalizzati, per raggiungere più risultati e vivere stress free

URGENTE O IMPORTANTE?

L’approccio fondamentale per risolvere questa situazione è comprendere la differenza tra attività urgenti e attività importanti. Se utilizzi le giuste strategie puoi sfruttare meglio il tuo tempo per conseguire i tuoi obiettivi, personali e professionali.

Attività urgenti: richiedono attenzione immediata, cioè telefonate, riunioni, attività con scadenze ravvicinate e altri problemi che richiedono di agire rapidamente.

Attività importanti: aiutano a far avanzare gli obiettivi a lungo termine e a completare i progetti.

Di solito si tende a rimandare le attività importanti a favore dei compiti urgenti, la cui soluzione fornisce un rapido senso di realizzazione. I compiti importanti non sono sempre urgenti, quindi è più probabile che posticiparli a favore di quelli che richiedono attenzione immediata.

Sebbene la distinzione tra urgente e importante sembri piuttosto semplice, molti spesso la confondono. L’era digitale in cui viviamo oggi non ci sta rendendo la situazione più facile. Collegati 24/7, capita che non riusciamo a vedere la distinzione tra ciò che porta veramente risultati e ciò che “deve” essere fatto.

La carenza organizzativa, la difficoltà nella pianificazione, l’assenza della delega, la burocrazia e la rigidità del mercato del lavoro di sicuro non aiutano.

Questo stato d’animo può avere gravi conseguenze sulla produttività e sulla capacità di concentrarti sul progetto di lungo termine. In questo quadro generale definire le priorità risulta difficoltoso con evidenti ripercussioni sulla gestione di tempo, risorse e persone.

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" Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente raramente è importante "

“IKE” Generale Eisenhower Tweet

CARENZA ORGANIZZATIVA

Sebbene la distinzione tra urgente e importante sembri piuttosto semplice, molti spesso la confondono. L’era digitale in cui viviamo oggi non ci sta rendendo la situazione più facile. Collegati 24/7, capita che non riusciamo a vedere la distinzione tra ciò che porta veramente risultati e ciò che “deve” essere fatto.

La carenza organizzativa, la difficoltà nella pianificazione, l’assenza della delega, la burocrazia e la rigidità del mercato del lavoro di sicuro non aiutano.

Questo stato d’animo può avere gravi conseguenze sulla produttività e sulla capacità di concentrarti sul progetto di lungo termine. In questo quadro generale definire le priorità risulta difficoltoso con evidenti ripercussioni sulla gestione di tempo, risorse e persone.

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ALIBI E SCUSE PER NON CAMBIARE

Per non cambiare nulla, perché inermi di fronte alla triste realtà e senza la motivazione al cambiamento, alcuni si danno alibi e raccontano scuse. Quelli che più frequentemente sento nelle aziende dove lavoro sono:

  • OK la teoria, la pratica poi è un’altra cosa!
  • ma come posso dire no? Come faccio?
  • tutto è importante qui in azienda;
  • nella mia situazione non posso proprio fare diversamente;
  • ho talmente tante cose che programmare nel mio lavoro è impossibile;
  • facile dirlo, ma poi è difficile;
  • tempo fa abbiamo fatto un corso e sembrava funzionasse, poi tutto è tornato come prima.

Contrariamente, i top manager definiscono le priorità per ottenere risultati stress free.

GESTIONE DEL TEMPO: DEFINIRE LE PRIORITA’ E’ ANTI-STRESS

L’alta dose di stress che tante persone hanno non deriva solo dalla mole di impegni, dai problemi o dalla fretta, ma anche dal non portare a termine ciò che viene iniziato. (Scopri come lo stress ti avvelena)

Come ci insegna David Allen, il problema non è avere l’agenda piena di “to-do-list”, ma non sapere organizzare adeguatamente le attività in modo tale da completarle una alla volta. Il modo migliore per portare a termine delle operazioni è scegliere dalla lista le più importanti e focalizzarsi solo su di esse, buttando le altre.

Come manager o leader, la definizione delle priorità ti aiuta a focalizzarti, a lavorare più attentamente, ad essere più produttivo ed efficace, a compiere le azioni che ti portano al raggiungimento dell’obiettivo.

Tutto i ciò stress free, senza fretta, distrazioni e soprattutto senza multi-tasking.

Prendi perciò il tuo elenco e identifica le 5 attività che maggiormente concorrono al risultato (o sono propedeutiche alle altre) e scrivile su un nuovo foglio bianco; ordina quelle 5 per priorità. Butta nel cestino, senza pietà, la “to-do-list” iniziale e concentrati solo ed esclusivamente sulla prima delle 5, portala a termine e poi passa alla seconda.

BIBLIOGRAFIA – LETTURE CONSIGLIATE

McKeown G., Dritto al sodo

, Ed. DeAgostini 2020

Tracy B., Gestione del tempo

, Ed. Gribaudi 2015

Covey S. R., First things first. Le prime cose al primo posto

, Ed. Gribaudi 2018

SPUNTI DI RIFLESSIONE

Tu definisci le tue priorità?

Quali sono i criteri con cui selezioni ciò che per te è importante?

In che quadrante passi il maggior tempo della tua giornata?


AZIONE AZIONE AZIONE

Scrivi su un foglio i 10 valori della tua vita e poi mettili in ordine di importanza

Fai una “to-do-list” e poi cerchia le 5 cose più importanti e riportale su un altro foglio e getta il primo. Concentrati solo su quelle.

Fai una “to-do-not-list” per definire le attività che vuoi evitare di fare.

Buona vita!


E tu? Quanto sei stressato? Scoprilo andando alla sezione Stress Test

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Ciao, sono Matteo Rocca, imprenditore, autore ed Executive Business Coach ACC ICF con circa 20 anni di esperienza imprenditoriale e manageriale in Italia e all’estero. La mia esperienza mi ha permesso di entrare in contatto con culture molto diverse, che hanno arricchito il mio bagaglio professionale e personale.

Da sempre appassionato di Coaching e crescita personale, ora aiuto imprenditori e manager a ottenere risultati grazie a nuovi strumenti, metodologie e competenze. Li supporto nella gestione di progetti d’innovazione e cambiamento, con percorsi di Coaching e Formazione, individuali e collettivi, per migliorare le prestazioni professionali.

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