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Gestione del tempo: le abitudini delle persone produttive

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INDICE

Essere più produttivi significa lavorare in modo efficace e intelligente, non solo lavorare più ore. Con abitudini utili e potenzianti, ottimizzi la tua vita lavorativa e massimizzi i risultati.

La cultura dominante è quella legata al presenzialismo, se non lavori tante ore sei un fannullone. La valutazione non è correlata ai risultati, ma a quanto ti fai vedere in azienda.

Purtroppo anche io, tempo fa, la pensavo così.

Ora ritengo che lavorare più ore non significhi necessariamente avere maggiore produttività personale. La chiave per ottenere risultati secondo me è realizzare quotidianamente le priorità più importanti lavorando in modo più intelligente.

 

” Puoi fare molto ogni settimana, se sei veramente consapevole di cosa stai facendo in ogni momento. “

GESTIONE DEL TEMPO (TIME MANAGEMENT)

La gestione del tempo, chiamata anche Time Management, è un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Il Time management può essere migliorato da una serie di competenze, strumenti e tecniche utilizzate al fine di realizzare specifiche attività, progetti ed obiettivi entro un determinato periodo di tempo. Tutto questo comprende una vasta gamma di attività, come pianificazione, allocazione, definizione degli obiettivi, delega, analisi del tempo, monitoraggio, organizzazione, programmazione e definizione delle priorità.

Una buona gestione del tempo ti aiuta a dedicare le energie verso le cose importanti. Il tempo è una grande risorsa, imparare a gestirlo efficacemente è la chiave di volta per una vita felice.

Quando qualche persona ti dice “non ho avuto tempo”, chiedigli di farti vedere il tempo di utilizzo dello smart phone per quella giornata.

" La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che tu sei il pilota. "

ABITUDINI POSITIVE  E NEGATIVE

Le abitudini sono comportamenti automatici in risposta a determinati stimoli e si creano attraverso la ripetizione e le emozioni. Si formano perché grazie ad esse possiamo generare lo stesso risultato (in alcuni casi ahimè negativo) e perché il cervello è sempre alla ricerca di modalità operative per risparmiare tempo ed energia. Le abitudini sono molto potenti, possono essere positive e utili, ma anche negative e dannose; in alcuni casi ci bloccano.

LE ABITUDINI DELLE PERSONE PRODUTTIVE

1. Si mettono al primo posto (tempo per sè): se la priorità sono sempre gli altri non riuscirai a dare priorità alle tue attività e facilmente vivrai gestendo urgenze. Mettersi al primo posto significa iniziare a tutelare la propria salute fisica e mentale. Alcuni si allenano altri leggono oppure meditano. Se lo fai regolarmente bene, se hai perso l’abitudine, puoi sempre riprendere.

 

2. Dormono bene, quanto basta, le ore giuste e si alzano presto: dormire male, poco o troppo può avere un impatto negativo sia sulla produttività che sulla salute. Impara ad ascoltare il tuo corpo la mattina quando ti alzi, nota che segnali ti manda e soprattutto il tuo livello di energia.

 

3. Programmano le attività pensando a come investire la risorsa tempo: la maggior parte delle persone pensa a cosa deve fare e poi controlla in agenda il tempo a disposizione. Le persone produttive fanno il contrario: pensano al tempo a disposizione e poi scelgono l’attività da fare e portare a termine all’interno dello slot temporale.

 

4. Definiscono sistemi e routine: anziché affidarsi alla propria auto-disciplina, è più efficace definire metodo, sistemi e routine per dare la giusta organizzazione alle attività della giornata, settimanali e mensili. Automatizzare per ottimizzare. Esiste il momento migliore per fare determinate attività, scopri i tuoi.

 

” Ogni attività va svolta il minor numero di volte e nel momento più adatto della giornata. “

 

5. Prima, si chiedono se è proprio necessaria un’attività: prima di mettersi a farla, magari in automatico, perché lo fanno tutti o perché si è sempre fatto così, chiediti se è proprio necessario svolgere quell’attività. Se la risposta è no, hai guadagnato tempo (e denaro!).

 

” Non vi è nulla di meno produttivo del rendere più efficiente ciò che non dovrebbe essere svolto affatto.” 

(Peter Drucker)

 

6. Seguono la regola delle 3 assolute priorità: per rendere la giornata produttiva, ogni mattina, domandati: ” quali sono i 3 obiettivi prioritari di oggi? quali sono le 3 attività fondamentali che ho davvero bisogno di svolgere questa giornata? “. Dai priorità, senza farti scrupoli.

 

” Non confondere l’urgente con l’importante.”

(Preston Ni)

 

7. Lavorano per obiettivi: ogni attività svolta in settimana contribuisce al raggiungimento di un obiettivo superiore. In questo modo, definendo le priorità, ogni attività risulta importante e avrai la giusta motivazione. Collegare i piccoli sforzi ad aspirazioni più importanti rende più semplice svolgere l’azione.

 

8. Hanno la stessa routine per i primi 90 minuti della giornata: ti permette di iniziare bene, a livello emotivo, la giornata e ti dà controllo evitando di essere eccessivamente reattivi agli stimoli esterni. Ti consiglio di leggere il libro “The miracle morning” di Hal Elrod.

 

9. Vivono quotidianamente emozioni positive e hanno un atteggiamento propositivo: numerose ricerche hanno dimostrato che la felicità aumenta la produttività e le possibilità di avere successo. Rendi meglio quando vivi emozioni positive, anziché neutre o negative. Se sei giù, prima di pensare alla produttività pensa alla tua emotività

 

10. Dedicano tempo ogni giorno alla costruzione della delega: fai leva sulla squadra, dedica tempo, impegno e risorse alla formazione della delega. A lungo termine verrai ripagato con interessi. Leader si diventa!

 

” Non fermarti ad organizzare il tempo…crea il tuo tempo. “

 

11. Restano al passo con la tecnologia: ci sono migliaia di App. che possono aiutarti ad essere più produttivo, resta al passo con i tempi, informati, cerca, studia, chiedi consiglio a chi ritieni essere più produttivo di te.

 

12. Lavorano su digitale, non cartaceo: i documenti digitali sono meno ingombranti, non pesano, sono in cloud, li puoi modificare, copiare, inviare da tutti i dispositivi, archiviare. Se non sei digital, la tua produttività ne soffrirà. Prima di pensare alla produttività pensa a digitalizzarti.

13. Lavorano sulle proprie passioni: se lavori con passione la tua energia sarà maggiore e nulla ti peserà. Sarai più concentrato e motivato, avere buone emozioni sul lavoro è fondamentale.

 

14. Sanno che è meglio dire “fatto” che perfetto: non sprecare tempo a creare soluzioni perfette, lo saranno solo nella tua testa. L’unico modo per sapere se un’idea è buona, è verificarla concretamente, nella realtà, soprattutto con il target.

 

15. Frequentano persone produttive: avere un tuo gruppo dei pari ti aiuterà a trovare idee vincenti, ispirazione, nuove abitudini utili a migliorarti. Il successo è contagioso.

 

16. Fanno delle pause di almeno 10/15 min.: la scienza dice che è bene lavorare a cicli di circa 90 minuti e poi fare delle pause, questo aumenta la produttività. Evita di fare pause lavorando ad altro, meno importante, non è una pausa. Una pausa trascorsa sui social, ha metà valore. Utilizzatela invece per spuntini, bevande, musica, paesaggio, sgranchirvi le gambe, respirare aria fresca, meditare, riposino, natura, animali.

 

17. Allenano regolarmente l’abilità di focalizzazione: viviamo in un mondo pieno di distrazioni, 24/7, tutti chiedono la nostra attenzione, su tutti i devices (cell., tablet, pc, tv, radio, monitor, ecc. ), che pian piano ci stanno soffocando. Focalizzare è l’abilità di evitare la procrastinazione. Le distrazioni ci rendono meno capaci e produttivi.

 

18. Definiscono gli obiettivi la sera prima, prima di smettere di lavorare: svegliarsi e sapere già cosa c’è da fare aiuta il cervello ad essere più concentrato ed attento. E’ quindi utile la sera precedente, prima di smettere l’attività lavorativa, programmare il giorno successivo.

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19. Si danno scadenze precise: avere la famosa “deadline” ti farà correre più veloce e ti darà senso di urgenza. Se ti imponi una scadenza breve, aumenterai in automatico la tua produttività.

 

20. Organizzano riunioni efficaci: al massimo di 90 minuti, con ordine del giorno preciso, condiviso precedentemente. Terminano la riunione delineando i passi successivi.

 

21. Inseriscono in Calendar “isole temporali”: lasciare del tempo libero (isole temporali non pianificate) si rivela utile per eventuali emergenze, eventi non pianificati, urgenze o relax / chiamate / shoponline / viaggi.

 

22. Controllano le mail solo 3 volte al giorno: le mail sono una distrazione, evita di avere l’account sempre aperto e programma in agenda l’attività sulle mail. Non lasciare che le mail o i social interrompano la tua attenzione.

 

23. Seguono il modello 80/20: l’80% dei risultati deriva dal 20% delle attività. Identifica il tuo 20% e ignora il resto.

SPUNTI DI RIFLESSIONE

Come utilizzi il tuo tempo?

Quali strumenti di Time Management hai sperimentato e qual è il migliore secondo te?

Quali sono le tue migliori abitudini in tema di produttività?

 

AZIONE AZIONE AZIONE

Definisci le tue priorità e ordinale.

Identifica 3 ore della giornata in cui leggerai le mail ed evita di rispondere alle mai quando arrivano.

Pensa ad un abitudine negativa e scrivi un piano di 21/28 giorni per sostituirla con un’abitudine positiva.

Buona vita!

 

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La scrittura di questo articolo ha richiesto un lavoro di molte ore, se ritieni che possa essere utile a qualcuno condividilo sui tuoi canali social.

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Informazioni sull' autore

Ciao, sono Matteo Rocca, imprenditore, autore ed Executive Business Coach ACC ICF con circa 20 anni di esperienza imprenditoriale e manageriale in Italia e all’estero. La mia esperienza mi ha permesso di entrare in contatto con culture molto diverse, che hanno arricchito il mio bagaglio professionale e personale.

Da sempre appassionato di Coaching e crescita personale, ora aiuto imprenditori e manager a ottenere risultati grazie a nuovi strumenti, metodologie e competenze. Li supporto nella gestione di progetti d’innovazione e cambiamento, con percorsi di Coaching e Formazione, individuali e collettivi, per migliorare le prestazioni professionali.

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